Den 25. maj 2018 trådte EU’s nye persondataforordning, General Data Protection Regulation (GDPR), i kraft. Forordningen stiller skærpede krav til virksomheders behandling af persondata og har medført en række ændringer i måden, virksomheder er forpligtet til at håndtere og opbevare persondata på. En af de områder, hvor GDPR stiller øgede krav, er opbevaring af persondata i arkivskabe. For at hjælpe virksomheder med at efterleve GDPR-kravene, vil denne artikel give en gennemgang af, hvordan man forbereder sit arkivskab til GDPR. Vi vil blandt andet gennemgå, hvordan man identificerer persondata i arkivskabet, fjerner persondata, der ikke længere er nødvendige, og sikrer opbevaring og sikkerhed af de resterende persondata i arkivskabet.
Gennemgang af virksomhedens arkivskabe
Gennemgang af virksomhedens arkivskabe er en vigtig del af forberedelsen til GDPR. Det er nødvendigt at have en klar oversigt over, hvad der er gemt i arkivskabet, og om der er persondata gemt, som ikke længere er nødvendige. En gennemgang af arkivskabet kan også være en god mulighed for at rydde ud i gamle dokumenter og sikre, at kun de nødvendige dokumenter opbevares. Det kan være en omfattende opgave, men det er afgørende for at sikre, at virksomheden overholder GDPR-reglerne og beskytter persondata på den mest effektive måde.
Identifikation af persondata i arkivskabet
Identifikation af persondata i arkivskabet kan være en udfordrende opgave, men det er vigtigt at gøre dette grundigt for at sikre, at alle persondata er beskyttet i overensstemmelse med GDPR. Først og fremmest skal du være opmærksom på, at persondata ikke kun omfatter navne og adresser, men også andre oplysninger såsom fødselsdatoer, telefonnumre, e-mailadresser, CPR-numre og lignende.
For at identificere persondata i arkivskabet kan du starte med at gennemgå dokumenterne og notere alle de oplysninger, der kan betragtes som persondata. Dette kan være en tidskrævende proces, men det er vigtigt at gøre det grundigt, da selv små detaljer kan være persondata. Det kan også være en god idé at udarbejde nogle retningslinjer for, hvad der betragtes som persondata i din organisation, så du kan være sikker på, at du identificerer alt korrekt.
Når du har identificeret persondata i arkivskabet, er det vigtigt at overveje, om disse oplysninger stadig er nødvendige. Hvis ikke, skal de fjernes fra arkivskabet i overensstemmelse med GDPR. Dette kan være en vanskelig beslutning, da nogle oplysninger kan være relevante for virksomhedens historie eller dokumentation, men det er vigtigt at finde en balance mellem at opbevare nødvendige oplysninger og beskytte persondata.
Hvis persondata stadig er nødvendige, skal du sørge for at opbevare dem sikkert i arkivskabet. Dette kan omfatte at opbevare dem i en aflåst skuffe eller skab, eller at sikre, at de er beskyttet mod uautoriseret adgang på anden vis. Det er også en god idé at have en klar politik for, hvem der har adgang til persondata i arkivskabet, og hvordan de skal behandles for at sikre, at de beskyttes mod tab, tyveri eller andre sikkerhedsproblemer.
Samlet set er identifikation af persondata i arkivskabet en vigtig del af at overholde GDPR, og det er vigtigt at gøre dette grundigt for at sikre, at alle persondata er beskyttet på en passende måde.
Fjernelse af persondata, der ikke længere er nødvendige
Når man skal forberede sit arkivskab til GDPR, er det vigtigt at fjerne persondata, der ikke længere er nødvendige. Dette gælder både for fysiske og digitale dokumenter. GDPR kræver, at persondata kun opbevares så længe, det er nødvendigt, og at de derefter slettes eller destrueres.
Det kan være en udfordring at identificere, hvilke persondata der ikke længere er nødvendige. Det er vigtigt at gennemgå alle dokumenter grundigt og vurdere, om de stadig er relevante for virksomheden. Hvis dokumenterne kun indeholder persondata, der ikke længere er nødvendige, bør de slettes eller destrueres.
Det kan også være nødvendigt at opdatere eller rette persondata i dokumenterne, hvis de ikke længere er korrekte. Dette gælder især for digitale dokumenter, hvor det er nemt at foretage ændringer. Det er vigtigt at sikre, at de opdaterede oplysninger er korrekte og opdateres i alle dokumenter, hvor de forekommer.
Når persondata skal fjernes, skal det gøres på en sikker måde, så der ikke er risiko for, at de kommer i de forkerte hænder. Fysiske dokumenter bør makuleres eller brændes, mens digitale dokumenter bør slettes permanent fra alle enheder og backup-løsninger.
Det er også vigtigt at dokumentere, hvilke persondata der er blevet fjernet, og hvornår dette er sket. Dette kan være nødvendigt, hvis der senere opstår spørgsmål om, hvorvidt persondata er blevet behandlet i overensstemmelse med GDPR.
Generelt er det en god idé at have en klar strategi for, hvordan man håndterer persondata i arkivskabet. Dette kan omfatte en nøje plan for, hvornår persondata skal slettes eller destrueres, og hvordan dette skal ske. Det kan også være en god idé at have en ansvarlig person, der er ansvarlig for at overvåge og opdatere arkivskabet i henhold til GDPR-kravene.
Opbevaring og sikkerhed af de resterende persondata i arkivskabet
Når du har fjernet de persondata, der ikke længere er nødvendige, er det vigtigt at opbevare og sikre de resterende persondata korrekt i arkivskabet. Det kan være en god idé at investere i en arkivskabslås eller en elektronisk adgangskontrol for at forhindre uautoriseret adgang til arkivskabet. Derudover er det vigtigt at have en klar procedure for, hvordan man håndterer de persondata, der stadigvæk er til stede i arkivskabet. Dette kan inkludere en logbog, der registrerer, hvem der har adgang til arkivskabet, og hvornår persondataene er blevet tilføjet eller fjernet. Det er også vigtigt at have en plan for, hvordan man hurtigt kan reagere og fjerne persondata, hvis en person anmoder om det i henhold til GDPR. Ved at opbevare og sikre persondata korrekt kan du undgå potentielle brud på persondatasikkerhed og minimere risikoen for bøder og retssager.
